VENDSYSSEL FESTIVAL

Vedtægter for Vendsyssel Festival

1. Formål
Vendsyssel Festival er et samvirke, der står åbent for menighedsråd, kommuner, foreninger m.fl. med det formål at foranstalte kulturelle aktiviteter (koncerter, teaterforestillinger m.v.) af høj kunstnerisk kvalitet i Vendsyssel.

Samvirkets opgaver består i
– at koordinere sådanne opgaver og oplyse derom
– at opfordre til og selv iværksætte kulturelle aktiviteter med henblik på dækning af hele landsdelen.

2. Organisation
a. Repræsentantskabet
Samvirkets højeste myndighed er repræsentantskabet.

Repræsentantskabet udgøres af følgende:
– den valgte styrelse for Vendsyssel Festival
– én repræsentant udpeget af hver af de tilskudsgivende kommuner
– én repræsentant udpeget af hver af de koncertarrangører, der inden for de seneste 3 år har afholdt koncerter i Vendsyssel Festivals regi
– de af Vendsyssel Festival udpegede områdeledere
– de af repræsentantskabet valgte revisorer
– én repræsentant for Vendsyssel Festivals Venners bestyrelse

Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes hvert år i løbet af november måned og indkaldes med 3 ugers varsel. Indkaldelse kan ske ved brev eller pr. e-mail.

Repræsentantskabsmødet har følgende dagsorden:
1. Valg af dirigent
2. Formandens beretning
3. Aflæggelse af regnskab og forelæggelse af budget
4. Indkomne forslag
5. Valg af styrelsens formand
6. Valg af styrelsesmedlemmer
7. Valg af revisorer
8. Eventuelt

Ekstraordinært repræsentantskabsmøde indkaldes, når styrelsen finder det nødvendigt, eller når mindst 20% af medlemmerne skriftligt til formanden fremsætter begæring herom. Indkaldelsen til ekstraordinært repræsentantskabsmøde foregår på samme måde som til ordinært møde.

Repræsentantskabsmødet træffer beslutninger ved simpelt flertal blandt de fremmødte, dog kræver forslag til vedtægtsændringer et flertal på 75% af de fremmødte.

Forslag, der ønskes behandlet under dagsordenens punkt 4, herunder forslag til ændringer af samvirkets vedtægter, skal skriftligt fremsendes til formanden senest 6 hverdage før mødet.

b. Styrelsen
Styrelsen består af formanden og 8 medlemmer, der vælges af hele repræsentantskabet.

Herudover kan de lokale arrangører og de kommunale repræsentanter hver vælge et medlem til styrelsen jfr. nedenfor.

Formanden er på valg hvert år.

De 8 styrelsesmedlemmer er på valg hvert andet år med halvdelen hvert år.

De lokale arrangørers repræsentant er på valg i ulige år.
De kommunale myndigheders repræsentant er på valg i lige år.

For at være valgbar til styrelsen er det ikke nødvendigt at være medlem af repræsentantskabet.

Styrelsen konstituerer sig selv, dog skal der som minimum udpeges en næstformand og kasserer.
Indtræder der varigt forfald for styrelsesmedlemmer, kan styrelsen udpege suppleanter for tiden frem til førstkommende repræsentantskabsmøde.

Styrelsen træffer beslutninger ved almindeligt flertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.

c. Styrelsens arbejde
Såfremt der er budgetmæssig dækning, kan styrelsen ansætte lønnet sekretær og/eller kasserer.

Styrelsen er forpligtet til at fastsætte den tidsmæssige procedure for samspillet mellem de lokale arrangører og styrelsen, ligesom styrelsen kan fastsætte regler for koncerters optagelse i Vendsyssel Festival.

d. Formanden
Styrelsens formand er samtidigt formand for repræsentantskabet og samvirkets officielle ansigt udadtil.

I formandens fravær overgår disse opgaver til den af styrelsen valgte næstformand.

e. Stemmeprocedure ved styrelsesvalg
Stemmeberettiget er alle medlemmer af repræsentantskabet.

Kandidater til styrelsen, der ikke er medlemmer af repræsentantskabet, og personer, der lønnes af samvirket uden at være repræsentantskabsmedlemmer, er ikke stemmeberettiget.

Der skal til formandsvalget afgives en og kun en stemme på en af de foreslåede kandidater.
Ved valg af styrelsesmedlemmer skal der afgives op til fire stemmer blandt de foreslåede kandidater. De fire kandidater, der opnår flest stemmer, er valgt. Ved stemmelighed omvælges blandt de kandidater, der har fået lige mange stemmer. I dette tilfælde anvendes samme stemmeprocedure som ved formandsvalget.

Dersom en af de tilstedeværende ønsker det, skal afstemningen foregå skriftligt.

3. Økonomi
Regnskabsåret går fra 1. oktober til 30. september det følgende år.

På det ordinære repræsentantskabsmøde beslutter repræsentantskabet om der skal vælges 2 revisorer eller et revisionsfirma til at forestå revision af festivalen regnskab. Styrelsen udpeger efterfølgende hvilket revisionsfirma, der skal udføre revisionsarbejdet. Valget gælder for et år ad gangen.

På samme møde skal det reviderede regnskab og det kommende års budget godkendes.
Styrelsen tilvejebringer midler ved tilskud fra offentlig og privat side og forvalter midlerne i henhold til det vedtagne budget.

De enkelte koncertarrangører afholder samtlige udgifter ved egne koncerter, herunder KODA-afgifter, ligesom de selv oppebærer indtægten.

4. Opløsning
Forslag om Vendsyssel Festivals opløsning kan kun behandles, når forslag herom er optaget på dagsordnen for et repræsentantskabsmøde eller på et ekstraordinært repræsentantskabsmøde, og skal for at få gyldighed vedtages af repræsentantskabet med mindst 75% af de tilstedeværende medlemmer.

Ved en opløsning af Vendsyssel Festival skal et eventuel overskud efter repræsentantskabets beslutning overdrages til en anden forening, som har et almenvelgørende eller almennyttigt formål.

Vedtaget på det virtuelle repræsentantskabsmøde i november måned 2020.